Mengenal Perbedaan Biaya dan Beban dalam Akuntansi

Pengertian Biaya (Cost)

Biaya  adalah pengeluaran perusahaan untuk mendapatkan atau membuat aset sehingga bisa menghasilkan barang atau jasa. Biaya adalah pengeluaran yang wajib dibayarkan perusahaan demi menciptakan keuntungan ekonomis di masa depan. 

Dalam akuntansi, biaya, atau juga disebut cost, yang perusahaan keluarkan akan mengurangi modal. Sebagai gantinya, perusahaan akan mencatat tambahan aset seperti barang atau sumber daya yang mereka butuhkan seperti mesin produksi dan peralatan kantor. 

Nantinya, dari setiap aset tersebut akan mengalami depresiasi atau penyusutan yang dihitung berdasarkan biaya yang perusahaan bayar. 

Contoh Biaya

Beberapa contoh biaya adalah biaya bahan baku produk, pembelian mesin produksi, dan pelatihan karyawan.

Misalnya Anda membeli mesin produksi yang tergolong sebagai aset dan termasuk ke dalam aktiva. Nominal yang Anda keluarkan akan menjadi dasar untuk menetapkan depresiasi atau penyusutan nilai mesin tersebut. Nilai depresiasi atau penyusutan dari mesin tersebut akan menjadi beban yang harus Anda bayar.

Jenis-jenis Biaya

Secara umum, biaya dalam perusahaan terbagi menjadi dua jenis yaitu biaya tetap dan biaya variabel. Berikut penjelasan kedua jenis biaya tersebut.

1. Biaya Tetap (Fixed Cost)

Biaya tetap adalah biaya yang tetap perusahaan keluarkan apapun kondisi penjualan perusahaan, baik meningkat maupun menurun. Nominal dan waktu pembayaran pengeluaran tersebut pun cenderung tetap. 

Contohnya adalah pembayaran Pajak Bumi dan Bangunan atas gedung perusahaan.

2. Biaya Variabel (Variable Cost)

Biaya variabel adalah biaya yang timbul secara tidak tetap dan sifatnya dinamis, baik dari nominal maupun waktu pengeluarannya. Nominal dan waktu pengeluaran biaya variabel umumnya terpengaruh dengan proses produksi dan penjualan perusahaan. 

Contohnya adalah pembelian mesin produksi baru ketika angka penjualan perusahaan semakin meningkat.

Pengertian Beban (Expense)

Beban (expense) adalah pengeluaran yang dilakukan perusahaan untuk kelangsungan aktivitas dan operasional bisnis. Perusahaan membayar expense agar aliran pendapatan tetap lancar dan laba bisnis pun bisa mereka capai. 

Dalam akuntansi, beban akan mengurangi pendapatan saat menghitung laba bersih perusahaan. Jadi, beban menjadi komponen pengeluaran yang harus Anda hitung saat menentukan laba bersih dalam satu periode. Pencatatan beban akan Anda masukkan dalam laporan laba rugi atau income statement.

Contoh Beban

Beberapa contoh beban adalah gaji karyawan, pembayaran listrik, dan biaya kegiatan pemasaran.

Contohnya perusahaan Anda mendapatkan penghasilan sebesar Rp5.000.000 dalam sebulan. Namun terdapat pengeluaran berupa pembayaran listrik dan biaya iklan dengan total Rp2.500.000. 

Maka laba bersih dalam bulan itu adalah:

Rp5.000.000 - Rp2.500.000 = Rp2.500.000

Jenis-Jenis Beban

Secara umum, biaya dalam perusahaan terbagi menjadi dua jenis yaitu beban tetap dan beban variabel. Berikut penjelasan kedua jenis biaya tersebut.

1. Beban Tetap (Fixed Expense)

Beban tetap adalah beban yang timbul secara tetap dan menjadi pengeluaran perusahaan yang besarannya tidak terpengaruh oleh jumlah produksi serta penjualan. Contohnya adalah biaya sewa gedung dan biaya asuransi karyawan.

2. Beban Variabel (Variable Expense)

Beban variabel adalah pengeluaran perusahaan yang besarannya mengikuti sejalan dengan jumlah produksi dan penjualan perusahaan. Contohnya seperti biaya distribusi produk dan komisi penjualan.

3 Perbedaan Biaya dan Beban 

Banyak yang mengira beban merupakan istilah yang sama dengan biaya, padahal dua hal ini punya perbedaan signifikan. Berikut tiga poin perbedaan biaya dan beban:

1. Tujuan Pengeluaran

Perbedaan pertama yang paling mendasar adalah tujuan pengeluaran dari biaya dan beban. 

Biaya (cost) adalah pengeluaran yang bertujuan untuk mendapat manfaat di masa depan dan bersifat sebagai investasi, biasanya hanya dilakukan sekali. Pengeluaran biaya dapat bermanfaat untuk meningkatkan pendapatan perusahaan.

Sedangkan beban (expense) adalah pengeluaran yang bertujuan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan dan mendapat laba. 

Pengeluaran beban operasional dapat bermanfaat sebagai sumber daya yang perusahaan butuhkan. Nominal pengeluaran beban pun relatif lebih kecil daripada pengeluaran biaya perusahaan.

2. Posisi pada Laporan Keuangan 

Pencatatan biaya dan beban dalam laporan keuangan memiliki posisi yang berbeda.

Akun biaya akan tercatat pada neraca keuangan dengan wujud yang belum dapat digunakan dan tidak dapat diprediksi. Biaya juga dianggap sebagai aktiva atau aset perusahaan yang memberi manfaat di masa mendatang.

Sementara akun beban akan tercatat pada laporan laba rugi dan menjadi pengurang untuk laba bersih. Beban termasuk pada kategori pengeluaran yang sudah perusahaan gunakan dan tidak memberi manfaat di periode yang akan datang.

3. Periode Akuntansi

Perbedaan biaya dan beban selanjutnya terletak pada perhitungan periode akuntansi. 

Perhitungan biaya (cost) berada dalam periode akuntansi lebih dari satu tahun karena termasuk dalam pengeluaran modal. Pengeluaran tersebut dapat menghasilkan aktiva tetap dan meningkatkan efisiensi untuk kegiatan bisnis.

Sedangkan perhitungan beban (expense) berada dalam periode kurang dari satu tahun dan dianggap sebagai pengeluaran pada periode berjalan. Pengeluaran beban bersumber dari pendapatan perusahaan di periode berjalan dan memberikan manfaat langsung pada periode tersebut.

Contoh Pembukuan Beban dan Biaya

Agar lebih memahami tentang beban dan biaya,, Anda dapat mengetahui bagaimana contoh pembukuannya.

Misalnya Anda membeli sebuah mesin produksi untuk membuat kain yang menjadi produk utama perusahaan Anda. Anda membeli mesin tersebut seharga Rp300 juta, dengan perkiraan penyusutan per tahun sebesar 5%. Lalu, bagaimana cara mencatat pembukuannya?

Untuk biaya, Anda harus mencatat total harga mesin yang Anda bayarkan, yaitu Rp300 juta. Pencatatan ini hanya perlu Anda lakukan sekali saja sewaktu membayar mesin produksi tersebut.

Sedangkan untuk pencatatan penyusutan atau depresiasi, pada contoh ini metode yang digunakan adalah metode saldo menurun. Dengan penyusutan sebesar 5%, Anda akan mencatatnya pada akun beban (expense). 

Nominal beban depresiasi yang Anda catat di tahun pertama adalah 5% dari Rp300 juta, yaitu Rp 15 juta. Pencatatan ini harus Anda lakukan tiap tahun sampai nilai dari mesin tersebut habis dan tidak bisa Anda pakai lagi.

Contoh lain adalah ketika Anda membeli mesin produksi dan membayar karyawan untuk melakukan proses produksinya. Pembelian mesin produksi dapat Anda catat sebagai biaya atau cost yang Anda keluarkan sekali saja.

Sementara itu, pembayaran karyawan yang melakukan proses produksi menggunakan mesin tersebut termasuk ke dalam beban Anda harus mencatat pengeluaran tersebut secara rutin sesuai dengan gaji yang Anda bayar kepada karyawan tiap bulan.

Kelola Cost dan Expense dengan Manajemen Biaya Aspire

Mengelola biaya dan beban memang menjadi tugas penting yang harus Anda lakukan dengan baik demi kelancaran keuangan perusahaan. 

Agar lebih efisien, Anda dapat mengelola cost dan expense perusahaan dengan Manajemen Biaya dari Aspire. Hanya dengan satu platform saja, Anda sudah bisa mengelola dan mengontrol pengeluaran perusahaan.

Anda dapat melakukan pembukuan biaya dan beban dengan lebih mudah dengan adanya sinkronisasi software akuntansi. 

Tak hanya itu, Anda juga bisa mengatur anggaran perusahaan dan melakukan kontrol belanja dengan mudah. Anda dapat melakukan monitor secara real-time sehingga tidak ada ada pengeluaran berlebihan di akhir periode.

Ingin tahu apa saja yang bisa Aspire lakukan untuk membantu pengelolaan keuangan bisnis Anda? Hubungi tim kami sekarang!