Sebagai pelaku bisnis, Anda perlu mempersiapkan diri dalam menghadapi ketidakpastian ekonomi karena kondisi itu bisa datang secara mendadak. Salah satu bentuk persiapan tersebut adalah dengan mengelola arus kas bisnis yang bertindak sebagai “jantung” bagi kegiatan bisnis Anda.
Jika arus kas berantakan, maka keberlangsungan bisnis Anda pun menjadi taruhannya. Oleh karenanya, Anda perlu fasih dalam mengelola arus kas, salah satunya adalah dengan memiliki visibilitas terkait arus kas. Tanpa visibilitas arus kas yang mumpuni, Anda bisa terjerumus ke keputusan bisnis yang salah dan tidak bisa cepat merespons tantangan atau peluang bisnis di depan mata.
Dalam artikel ini, Anda akan mengetahui pentingnya visibilitas penuh dan real time atas arus kas bisnis dan cara memperolehnya. Anda juga akan mengetahui beragam tantangan terkait pengelolaan kas konvensional dan bagaimana sistem manajemen pengeluaran modern bisa mengatasinya.
Apa Saja Tantangan dalam Pengelolaan Arus Kas Konvensional?
Di zaman sekarang, pelaku bisnis dituntut untuk selalu lebih cepat dalam merespons segala situasi, baik situasi ekonomi maupun perubahan selera pasar. Namun sayangnya, manajemen kas tradisional memiliki berbagai kelemahan yang bisa membuat pelaku bisnis tidak mampu menanggapi berbagai perubahan tersebut dengan segera.
Lantas, apa saja kelemahan-kelemahan praktik manajemen kas tersebut?
Keterlambatan Informasi
Salah satu tantangan utama dalam pengelolaan kas konvensional adalah keterlambatan pelaku bisnis dalam menerima informasi arus kas yang aktual atau up-to-date. Meski pelaku bisnis sebisa mungkin memproses data-data itu dengan cepat, tetap saja informasi tersebut sudah terlanjur “basi”.
Sebagai contoh, jika tim Sales Anda menyajikan data penjualan yang terjadi sehari sebelumnya, maka tetap saja data tersebut tidak bersifat real time. Keterlambatan penyampaian informasi ini dikhawatirkan akan menjadi rintangan jika Anda ingin membuat keputusan bisnis dengan cepat.
Proses Kerja Manual
Manajemen arus kas konvensional kerap bergantung pada proses kerja manual yang melelahkan, menyita waktu, dan rentan terhadap kesalahan. Jika pelaku bisnis terus melakukan praktik kerja seperti ini, maka produktivitas Anda pun bisa terganggu.
Fakta ini ditegasikan oleh laporan Entrepreneur.com yang menyatakan bahwa 72% tim keuangan menghabiskan 10 jam kerja per minggu hanya untuk membereskan urusan utang-piutang yang semestinya bisa diotomatisasi. Apabila disetahunkan, maka tim keuangan harus membuang 520 jam hanya demi melakukan kerja manual.
Kesusahan dalam Melakukan Proyeksi Keuangan
Proyeksi pendapatan dan arus kas yang akurat adalah kunci penting bagi bisnis untuk menganggarkan dan mengelola pengeluaran.
Namun, perhitungan proyeksi pada metode manajemen keuangan konvesional umumnya bergantung pada model finansial dan sumber data yang kuno. Pada kebanyakan kasus, hal ini semakin diperparah oleh minimnya kecocokan dan integrasi antara data keuangan dan operasional, sehingga proyeksi keuangan yang dihasilkan pun bersifat tidak konsisten.
Sebagai dampaknya, pelaku bisnis hanya akan mendapatkan proyeksi keuangan yang kurang akurat. Mereka pun akan kesulitan mengalokasikan sumber dayanya dan mengambil peluang-peluang yang tersaji di depan mata
Kurangnya Kejelasan tentang Posisi Finansial Saat ini
Melakukan praktik manajemen keuangan konvensional diibaratkan seperti mengemudi di malam hari tanpa penerangan sama sekali. Anda hanya akan terus melaju tanpa mengetahui ke mana tujuan pasti dan risiko-risiko yang melintang di sekeliling Anda.
Dengan demikian, untuk mengetahui arah jalan dan situasi di sekeliling Anda, maka Anda harus menyalakan penerangan. Adapun dalam konteks ini, penerangan yang dimaksud adalah visibilitas real time terhadap posisi kas Anda saat ini.
Tanpa visibilitas real time, maka Anda tidak dapat mengetahui gambaran besar terkait kesehatan keuangan bisnis saat ini. Ketiadaan ini dapat menjerumuskan Anda untuk mengambil keputusan bisnis yang tidak dipersiapkan dengan matang dan berisiko.
Agar tidak terjebak dalam situasi tersebut, pelaku bisnis bisa mempertimbangkan untuk mengadopsi solusi manajemen kas modern yang menyediakan data real time dan sistem yang terotomatisasi sekaligus terintegrasi. Hal ini diharapkan dapat membuat pelaku bisnis memiliki kontrol lebih terhadap keuangannya, membuat keputusan dengan matang, dan bisa sigap menghadapi tantangan eksternal.
Bagaimana Visibilitas Arus Kas Real Time Bisa Membantu Bisnis?
Seperti yang disinggung sebelumnya, visibilitas arus kas secara real time dapat membantu pelaku bisnis dalam merespons cepat tantangan ekonomi dan bisnis. Hanya saja, Anda tentunya tidak bisa mendapatkan visbilitas arus kas langsung dari manajemen arus kas manual.
Dalam hal ini, Anda pasti membutuhkan uluran tangan dari teknologi solusi keuangan yang mampu memantau posisi arus kas secara up-to-date dan berkala. Lantas, apa saja keunggulan yang ditawarkan teknologi ini?
Kemampuan untuk Melihat Posisi Keuangan Kapan Saja
Dengan visibilitas real time, Anda bisa mengakses informasi arus kas masuk, arus kas keluar, dan bahkan neraca arus kas secara terkini. Keunggulan ini membuat Anda bisa mengetahui posisi kas kapan saja dengan tenang.
Kemudahan akses data up-to-date ini cukup penting di masa-masa ketidakpastian ekonomi, misalnya di tengah pandemi COVID-19.
Pada masa itu, pelaku bisnis yang memiliki visibilitas terhadap arus kas dan likuiditasnya terbilang lebih “tahan banting” dalam menjaga keberlangsungan bisnisnya. Mereka bisa bereaksi dengan cepat terhadap perubahan lanskap ekonomi karena mampu membuat keputusan berdasarkan data-data terkini alih-alih data yang sudah usang.
Kemampuan Integrasi dan Otomatisasi
Teknologi solusi keuangan memanfaatkan kemampuan integrasi dan otomatisasi untuk mempermudah pengawasan keuangan. Berikut penjabaran lengkapnya.
- Otomatisasi pengumpulan data: Sistem teknologi berbasis kecerdasan buatan (AI) mampu mengumpulkan, menyimpan, dan menyortir data keuangan dari berbagai sumber secara otomatis. Keunggulan ini diharapkan dapat memangkas banyaknya waktu kerja yang dibutuhkan dalam proses kerja manual.
- Sistem terintegrasi: Data-data di dalam teknologi solusi keuangan ini bisa diintegrasikan ke solusi keuangan lainnya, seperti software Treasury Management Systems (TMS) dan Enterprise Resource Planning (ERP).
- Tersentralisasi: Seluruh data finansial di sistem ini dikonsolidasikan di satu platform saja.
- Pembaruan informasi real time: Sistem ini mampu menyediakan informasi arus kas secara update, memastikan bahwa Anda selalu mendapatkan data-data yang paling terkini.
Cepat, Akurat, dan Komprehensif
Solusi keuangan seperti Manajemen Biaya Aspire juga memiliki keandalan yang lebih baik dibanding praktik manajemen arus kas konvensional.
- Kecepatan: Teknologi solusi keuangan mampu menampilkan data atau grafik yang merupakan cerminan dari situasi keuangan paling aktual. Hal ini diharapkan mampu membantu pelaku bisnis untuk menentukan keputusan dan bisa merespons tantangan ekonomi dengan sigap.
- Akurat: Algoritma AI yang terdapat di sistem ini mampu mengelola dan menganalisis banyaknya data keuangan dengan presisi yang tinggi. Bahkan, teknologi ini bisa mengidentifikasi hubungan dan korelasi antar data, yang umumnya jarang terlihat secara kasat mata.
- Komprehensif: Solusi keuangan juga bisa memberikan pandangan menyeluruh terkait ekosistem pembayaran Anda. Keunggulan tersebut bisa membantu pelaku bisnis mengidentifikasi masalah keuangan yang terjadi beserta solusinya sehingga profitabilitas pun menjadi lebih baik.
- Adaptif: Solusi keuangan berbasis AI juga bisa menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi. Pasalnya, teknologi pintar ini bisa memproses dan mempelajari data secara terus menerus sehingga kemampuan analisis dan proyeksi keuangannya pun bisa terus berkembang.
Apa Saja Manfaat Visibilitas Arus Kas Real Time?
Pengambilan Keputusan Lebih Baik
Solusi keuangan memiliki dasbor mampu menampilkan data keuangan secara real time, yang nantinya bisa Anda manfaatkan untuk menyusun laporan dan strategi keuangan lebih baik.
Bahkan, jika Anda menggunakan Manajemen Biaya Aspire, maka Anda bisa mengimplementasikan keputusan tersebut di dalam satu tempat saja. Sebagai contoh, apabila Anda sudah selesai memantau realisasi pengeluaran secara real time, Anda kemudian bisa menentukan apakah ingin mengerem pengeluaran tersebut atau justru sebaliknya.
Kelebihan ini membuat Anda semakin percaya diri dalam menavigasi situasi ekonomi yang kurang bersahabat.
Perencanaan Keuangan dan Anggaran Lebih Baik
Memiliki visibilitas real time juga membantu Anda untuk menyusun proyeksi dan analisis keuangan serta mengakses data likuiditas dengan lebih baik. Sumber daya ini bisa Anda manfaatkan untuk merancang anggaran, perencanaan investasi, bahkan proyeksi arus kas masuk dengan lebih akurat
Lebih Cepat Merespons Perubahan Pasar
Ketika memantau visibilitas arus kas real time, Anda biasanya akan menemukan beberapa pola-pola arus kas yang menarik, baik dari sisi arus kas masuk maupun keluar. Pola-pola ini bisa menjadi indikasi mengenai tren atau fenomena yang sedang berlaku di pasar.
Anda bisa menganalisis pola-pola ini untuk cepat menyesuaikan diri dengan tren atau fenomena tersebut. Dalam hal ini, Anda mungkin bisa segera menyesuaikan harga jual, menentukan keputusan investasi, dan manajemen risiko berbasis data-data update yang Anda miliki.
Menjalin Hubungan Lebih Baik dengan Pelanggan dan Supplier
Tidak hanya berdampak positif bagi operasional keuangan Anda, visibilias arus kas real time juga bisa mempererat hubungan dan meningkatkan kepercayaan pelanggan dan pemasok terhadap Anda.
Di satu sisi, visibilitas yang baik mendorong Anda untuk memiliki arus kas sehat, sehingga Anda pun bisa membayar supplier secara tepat waktu. Jika supplier semakin percaya dengan Anda, maka Anda pun akan lebih mudah bernegosiasi dengan mereka, seperti meminta diskon early payment atau syarat transaksi yang lebih mudah.
Di sisi lain, pengelolaan arus kas yang lebih baik seharusnya juga tak membuat Anda panik mengenai arus kas masuk dari pelanggan Anda. Walhasil, Anda pun kian leluasa memberikan beragam macam skema dan opsi pembayaran kepada pelanggan. Semakin besar fleksibilitas pelanggan dalam membayar, maka semakin puas pula mereka bertransaksi dengan Anda.
Selain itu, teknologi solusi keuangan biasanya juga memungkinkan Anda untuk memantau pembayaran-pembayaran yang melewati tanggal jatuh tempo. Manfaatkan informasi ini untuk menerapkan beberapa kebijakan pembayaran seperti menerapkan denda keterlambatan pembayaran, mengubah kontrak pembayaran, dan menawarkan opsi dan skema pembayaran yang memudahkan pelanggan.
Meningkatkan Efisiensi Operasional
Seperti yang disinggung sebelumnya, teknologi solusi keuangan mengedepankan pemanfaatan integrasi dan otomatisasi. Keunggulan ini tentunya akan menghemat waktu kerja atau bahkan uang Anda.
Dengan memanfaatkan teknologi solusi keuangan, Anda bisa meringkas alur kerja, meminimalisasi kesalahan, mengurangi risiko keamanan, dan mendongrak produktivitas. Di samping itu, otomatisasi juga meningkatkan aspek transparansi keuangan karena data-data yang disajikan bersifat faktual dan tidak mudah dimanipulasi.
Bagaimana Bisnis Bisa Melakukan Visibilitas Arus Kas?
Menggunakan teknologi solusi keuangan bisa membantu Anda dalam meraih visibilitas arus kas secara penuh. Namun, terdapat pula langkah lain yang bisa Anda tempuh untuk mendapatkan hal tersebut.
- Manfaatkan sistem manajemen keuangan berbasis cloud: Sarana ini bisa membantu Anda mengakses data keuangan kapan pun. Sistem ini mampu mengotomatisasi input data dan menghasilkan laporan secara real time.
- Mengintegrasikan alur kerja keuangan: Hubungkan fungsi utang, piutang, dan akuntansi untuk mendapatkan visibilitas arus kas secara komprehensif. Selain itu, Anda juga bisa mengotomatisasi proses invoice dan mengintegrasikannya ke sistem bisnis lainnya untuk memperingkas kerja Anda.
- Gunakan metrik dan indikator kinerja untuk memantau pengeluaran. Indikator kinerha arus kas seperti Operating Cash Flow (OCF) dan arus kas bebas (free cash flow) bisa memberikan Anda wawasan mengenai kesehatan finansial dan membantu Anda membuat keputusan bisnis.
- Otomatisasi proses keuangan dengan AI: Manfaatkan teknologi AI seperti Aspire AI untuk mengotomatisasi kerja keuangan dan mendapatkan wawasan menyeluruh tentang keuangan Anda.
- Patuhi standar dan praktik terbaik manajemen arus kas: Terapkan strategi pengelolaan arus kas umum seperti proyeksi arus kas dan cadangan kas untuk mengantisipasi potensi kerugian dan memastikan stabilitas keuangan ketika timbul tantangan yang tidak terduga.
Kesimpulan
Visibilitas arus kas secara real time memiliki dampak besar bagi operasional bisnis di masa kini. Pasalnya, ia bisa membantu pelaku bisnis untuk membuat keputusan bisnis yang tak hanya cepat namun juga matang.
Namun, untuk memperolehnya, pelaku bisnis juga harus berani memanfaatkan teknologi solusi keuangan karena sarana ini mampu mengintegrasikan alur kerja, mengotomatisasi tugas-tugas, dan menyajikan data keuangan secara update. Adapun salah satu teknologi solusi keuangan yang bisa Anda andalkan untuk meraih visibilitas arus kas secara penuh adalah Manajemen Biaya Aspire.
.png){kind=spacer}