Apa Itu Disbursement dan Perbedaannya dengan Reimbursement

Disbursement adalah salah satu kegiatan finansial yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan bisnis. Pada dasarnya, disbursement merupakan pencairan dana yang dilakukan oleh pihak atau organisasi tertentu. 

Artikel ini akan mengulas mengenai apa itu disbursement dan manfaatnya bagi perusahaan. Anda juga akan memahami apa perbedaan disbursement dan reimbursement pada pembahasan berikut.

Apa Itu Disbursement?

Dalam Bahasa Indonesia, disbursement adalah pembayaran atau pengeluaran dari sumber dana tertentu. Beberapa istilah lain untuk disbursement adalah biaya, kas, atau pembelanjaan. 

Lalu, apa arti disbursement dalam bisnis?

Dalam dunia bisnis, disbursement adalah pencairan dana yang dilakukan oleh perusahaan untuk tujuan tertentu yang berkaitan dengan kegiatan bisnisnya. Dana tersebut bersumber dari rekening bisnis atau akun keuangan lain milik perusahaan. 

Perusahaan dapat menggunakan dana tersebut untuk melakukan proses pembayaran baik kepada pihak eksternal maupun internal perusahaan. Misalnya untuk membayar gaji karyawan dan melunasi tagihan sewa gedung.

Pencairan dana dalam disbursement bukan saja berbentuk pembayaran yang menjadi pengeluaran perusahaan, namun bisa juga sebagai pembayaran yang diterima oleh perusahaan. 

Contohnya ketika perusahaan mendapatkan pembayaran atas pelunasan utang dari pelanggan atau penerimaan pinjaman dari bank yang masuk ke dalam kas perusahaan. Dari penerimaan kas tersebut, perusahaan pun dapat melakukan pencairan dana dan menggunakannya untuk kebutuhan bisnis.

Pengelolaan kegiatan disbursement yang baik akan menghindarkan perusahaan dari risiko keuangan seperti penipuan atau penyalahgunaan dana. Karena itu, perusahaan perlu menetapkan standar dalam proses disbursement agar terhindar dari kesalahan dan hal-hal yang tidak diinginkan.

Berikut beberapa contoh disbursement dalam perusahaan:

1. Pembayaran gaji karyawan.
2. Pelunasan invoice kepada vendor.
3. Pelunasan biaya sewa gedung kantor.
4. Pembelian bahan baku produksi.
5. Pembayaran tagihan listrik.

Namun, dalam dunia bisnis, kegiatan disbursement juga kerap dikaitkan dengan application programming interface (API) disbursement, yakni sebuah teknologi API yang membantu menyederhanakan proses pembayaran menjadi lebih mudah dan cepat.

Dengan menggunakan sistem ini, pelaku bisnis bisa mengirimkan pengiriman dana ke banyak penerima, bahkan hingga ribuan jumlahnya, dalam waktu yang serentak. Nantinya, pihak penerima dapat mencairkan dana tersebut jika pengiriman berlangsung dengan sukses.

Manfaat Disbursement untuk Perusahaan

Penggunaan sistem disbursement yang tepat akan membantu perusahaan dalam mengatur keuangan. Berikut beberapa manfaat disbursement untuk perusahaan. 

1. Mempercepat Proses Transaksi

Disbursement memungkinkan perusahaan untuk melakukan transaksi dengan cepat dan praktis. Perusahaan dapat melakukan kegiatan disbursement dengan bentuk pembayaran dalam berbagai cara, baik dengan tunai, transfer, maupun cek. 

Proses disbursement terbilang lebih cepat dan hemat dibanding transfer atau pengiriman cek secara manual. Terlebih lagi jika Anda menggunakan sistem pembayaran digital seperti payment gateway, di mana Anda dapat melakukan beberapa pembayaran sekaligus secara real-time.

2. Memudahkan Pelacakan Pengeluaran

Proses disbursement bukan saja berupa pencairan dana dan pembayaran, namun juga mencakup pencatatan transaksi. Dengan pencatatan transaksi secara berkala, perusahaan dapat melacak pengeluaran dengan lebih mudah. 

Dari pencatatan tersebut, Anda dapat memastikan bahwa pengeluaran perusahaan memang digunakan untuk kepentingan bisnis. Pencatatan keuangan yang terorganisasi juga akan menjaga keamanan transaksi dan mencegah kesalahan pengeluaran perusahaan.

3. Memudahkan Proses Audit Keuangan

Manfaat disbursement yang tak kalah pentingnya adalah membantu memudahkan proses audit keuangan perusahaan. Anda dapat melihat data pengeluaran perusahaan dengan adanya pencatatan dan bukti transaksi yang tersimpan rapi. Dengan begitu, pelaksanaan audit keuangan perusahaan pun bisa berjalan dengan lebih lancar.

Perbedaan Disbursement dan Reimbursement

Pembahasan tentang disbursement kerap dikaitkan dengan reimbursement. Meskipun sama-sama sebagai pembayaran yang dilakukan perusahaan, namun keduanya memiliki arti dan kegunaan yang berbeda.

Seperti yang telah diulas sebelumnya, disbursement dalam bisnis adalah pencairan dana yang dilakukan oleh perusahaan untuk tujuan tertentu. Umumnya perusahaan menggunakan dana tersebut untuk melakukan proses pembayaran atas tagihan atau kebutuhan bisnis. Misalnya pembayaran sewa gedung, listrik kantor, dan gaji karyawan.

Sementara itu, reimbursement adalah pengembalian dana yang dilakukan perusahaan kepada karyawan yang menggunakan uang pribadinya untuk kebutuhan pekerjaan.

Misalnya, seorang karyawan yang melakukan perjalanan dinas dengan biaya pribadinya terlebih dahulu kemudian akan mengajukan klaim reimbursement kepada perusahaan. Perusahaan harus mengganti uang pribadi karyawan tersebut yang telah keluar untuk kepentingan bisnis atau pekerjaannya.

Jenis-jenis Istilah Terkait Disbursement

Seperti pada penjelasan sebelumnya, disbursement mencakup kegiatan pencairan dan pembayaran dana hingga pencatatan transaksinya. 

Meski penjelasan atas aktivitas tersebut terkesan sederhana, kegiatan disbursement nyatanya terkait dengan banyak istilah di dunia bisnis. Untuk lebih jelasnya, berikut jenis-jenis istilah terkait disbursement beserta penjelasannya.

Cash Disbursement

Cash disbursement adalah pembayaran secara tunai yang berasal dari kas perusahaan. Pembayaran ini umumnya memiliki nominal yang kecil dan dapat dilakukan dengan cepat oleh divisi keuangan. Contoh pembayaran cash disbursement adalah pembayaran langganan internet perusahaan bulanan.

Cash disbursement juga dapat berlaku untuk nominal pembayaran yang besar. Namun proses pencairan cash disbursement dengan nominal besar akan memakan waktu yang lebih lama dibanding nominal pembayaran yang kecil.

Cash Disbursement Journal

Cash disbursement journal adalah pembukuan untuk mencatat transaksi pembayaran atau pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan. Dokumen cash disbursement journal dapat berupa jurnal arus kas menggunakan pencatatan manual maupun aplikasi pembukuan keuangan.

Fungsi dari cash disbursement journal adalah sebagai dokumen pembukuan keuangan agar pengeluaran perusahaan dapat terpantau. Selain itu, dokumen ini juga berfungsi sebagai dasar perencanaan disbursement pada periode akuntansi selanjutnya.

Cash Receipt Journal

Cash receipt journal adalah pencatatan penerimaan tunai yang masuk ke dalam kas perusahaan. Pencatatan penerimaan perusahaan tersebut mencakup pembayaran tunai, pendapatan dividen, dan penerimaan bunga. 

Dengan kata lain, cash receipt journal adalah kebalikan dari cash disbursement journal. Cash disbursement journal adalah pembukuan pengeluaran perusahaan, sedangkan cash receipt journal adalah pencatatan penerimaan perusahaan.

Disbursement Fee

Disbursement fee adalah biaya untuk pengiriman paket dari luar negeri ke Indonesia yang dibebankan oleh perusahaan ekspedisi. Perusahaan yang dapat mengenakan biaya transaksi ini merupakan perusahaan ekspedisi dengan jaringan regional dan internasional, seperti UPS.

Disbursement Plan

Disbursement plan adalah dokumen yang berisi rencana penarikan dana dari rekening perusahaan dengan tujuan yang sudah ditentukan. Jadi sebelum melakukan disbursement, perusahaan perlu membuat dokumen perencanaan untuk menarik dana dengan nominal dan tujuan yang jelas.

Disbursement Float

Disbursement float adalah penundaan penarikan dana oleh pihak pembayar karena alasan tertentu. Jadi penarikan dana tersebut belum diproses dan masih ada dalam rekening bank perusahaan. 

Misalnya ketika perusahaan mengeluarkan cek untuk membayar vendor, dana tersebut masih berada dalam rekening perusahaan hingga vendor mencairkan cek tersebut untuk diproses oleh bank.

Kelola Pembayaran Bisnis Lebih Efektif dengan Aspire

Sebagai salah satu kegiatan keuangan bisnis, pengelolaan disbursement perlu Anda lakukan dengan tepat. Pencairan dana dan pembayaran perusahaan harus bisa Anda pantau untuk menghindari hal-hal yang tak diinginkan. Untuk pengelolaan disbursement dan pembayaran bisnis lainnya yang lebih efektif, Anda dapat menggunakan Aspire.

Dengan Rekening Bisnis Aspire, Anda dapat melakukan pencairan dana ke banyak penerima dan dalam waktu serentak dengan fitur Bulk Payment. Dengan fitur ini, Anda bisa memproses gaji, pembayaran vendor, pemasok, hingga pengiriman uang ke ribuan tujuan hanya dengan beberapa klik saja. Manfaat ini bisa Anda dapatkan dengan biaya yang transparan dan kompetitif.

Di samping itu, Aspire juga memiliki solusi API Payout yang memungkinkan Anda untuk melakukan disbursement secara otomatis ke lebih dari 140 bank dan e-wallet hanya dengan mengintegrasikan API Aspire dengan situs atau aplikasi Anda. Dengan sarana ini, Anda bisa melakukan pembayaran otomatis ke pemasok, karyawan, dan mitra bisnis secara real-time.

Tak cuma mempermudah urusan disbursement, Aspire juga membantu Anda mengelola proses reimbursement karyawan dengan lebih mudah dan cepat. 

Dalam hal ini, karyawan Anda hanya perlu mengunggah bukti transaksi ke platform Aspire untuk mengajukan reimbursement kepada perusahaan. Kemudian, divisi terkait atau penanggungjawab anggaran dapat menyetujui pengajuan reimbursement tersebut dan mencairkan pembayaran kepada karyawan.

Masih banyak yang dapat Aspire lakukan untuk membantu keuangan bisnis Anda. Ingin tahu lebih lanjut apa saja yang bisa Anda dapatkan? Hubungi kami sekarang!