Cash Management: Pengertian, Manfaat, dan Komponennya

Apa Itu Cash Management?

Cash management adalah sistem atau praktik pengelolaan kas perusahaan baik berupa uang tunai maupun aset setara kas seperti cek dan deposito. Cash management bertujuan untuk mengontrol kas perusahaan agar tetap terkendali dan menghindari kegagalan finansial. Sistem ini juga bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki kas yang cukup untuk operasional bisnis.

Terdapat beberapa proses penting dalam cash management, pemantauan arus kas, pengelolaan risiko finansial, serta perencanaan keuangan jangka pendek dan panjang.

Perusahaan dapat menggunakan layanan cash management yang disediakan oleh bank atau institusi keuangan. Penyedia layanan keuangan akan menyediakan Cash Management System (CMS) untuk mengelola transaksi secara real-time.

Manfaat Cash Management untuk Bisnis

Penerapan cash management yang tepat dapat menghasilkan pengelolaan keuangan yang efektif. Berikut beberapa manfaat cash management untuk bisnis.

1. Mengoptimalkan Aliran Kas

Manfaat cash management yang pertama adalah membantu dalam mengoptimalkan aliran kas perusahaan. Dengan pengelolaan kas yang efektif, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan memiliki cukup dana untuk kegiatan bisnis.

2. Menjaga Likuiditas

Perusahaan perlu menjaga likuiditas agar dapat memenuhi kewajiban jangka pendek tanpa mengambil utang baru. Beberapa contoh kewajiban jangka pendek yang perlu perusahaan penuhi adalah pembayaran gaji karyawan dan pembelian bahan baku. 

3. Mengurangi Biaya

Pengelolaan kas yang efisien dapat membantu perusahaan dalam mengurangi biaya-biaya yang tidak perlu. Misalnya bunga pinjaman, biaya denda keterlambatan pembayaran, dan biaya penarikan uang. Anda pun dapat mengalokasikan kas perusahaan untuk hal yang lebih menguntungkan, seperti investasi dan penambahan peralatan produksi.

4. Mengurangi Risiko Finansial

Manfaat cash management yang tak kalah pentingnya adalah mengurangi risiko finansial bagi perusahaan. Pengelolaan kas yang efektif akan menghindarkan perusahaan dari masalah keuangan seperti utang yang menumpuk, keterlambatan pembayaran tagihan, dan kekurangan dana untuk kegiatan operasional.

Komponen dalam Cash Management

Agar dapat menerapkan pengelolaan keuangan yang efektif, terdapat beberapa komponen yang perlu Anda perhatikan. Berikut lima komponen yang ada dalam cash management.

1. Proyeksi Anggaran Keuangan

Komponen cash management yang pertama adalah proyeksi anggaran keuangan perusahaan. Komponen ini mencakup proyeksi arus kas yang akan dimiliki perusahaan di masa depan dan pembuatan anggaran perusahaan. Adanya proyeksi keuangan membantu perusahaan dalam mempersiapkan dana yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan mengembangkan skala bisnis di masa depan.

2. Pengumpulan dan Penyimpanan Dana

Komponen cash management yang selanjutnya adalah pengumpulan dan penyimpanan dana perusahaan. Pengumpulan dana perusahaan meliputi penerimaan pembayaran dari pelanggan dengan efektif dan efisien. Perusahaan juga perlu mengelola dana yang diterima dan menyimpannya dengan aman. 

3. Pengelolaan Pengeluaran Dana

Selain penerimaan, perusahaan juga perlu mengelola pengeluaran yang mereka lakukan. Pengeluaran tersebut dapat berupa pengeluaran perusahaan untuk operasional dan pembayaran rutin. Pengelolaan pengeluaran ini penting agar perusahaan dapat menjaga kondisi kas perusahaan dan menghindari biaya tambahan seperti denda atau biaya keterlambatan. 

4. Kontrol dan Pengawasan

Pengelolaan keuangan perusahaan harus berada dalam kontrol dan pengawasan yang tepat. Perusahaan perlu melakukan audit secara reguler dan memastikan proses pengelolaan berjalan sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan dana perusahaan oleh pihak yang tak bertanggung jawab.

5. Laporan dan Analisis Keuangan

Sistem cash management harus dapat memfasilitasi perusahaan dalam membuat laporan dan analisis keuangan. Laporan dan analisis akan membantu perusahaan melihat bagaimana kondisi keuangan yang sesungguhnya. Dari laporan dan analisis tersebut, perusahaan dapat melakukan evaluasi serta perbaikan untuk pengelolaan keuangan yang lebih baik.

Contoh Penerapan Cash Management

Penerapan cash management mencakup berbagai aspek dalam kebutuhan keuangan perusahaan. Berikut beberapa contoh penerapan cash management yang umum digunakan oleh perusahaan yang umumnya dibantu dengan CMS milik lembaga jasa keuangan.

1. Cash Budgeting

Sistem cash management dapat Anda gunakan untuk membuat anggaran perusahaan atau cash budgeting. Cash budgeting adalah estimasi penerimaan dan pengeluaran perusahaan yang umumnya berkaitan dengan operasional bisnis. Melalui cash budgeting, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan memiliki ketersediaan dana yang cukup dalam menjalankan kegiatan operasional.

2. Petty Cash Management

Petty cash adalah dana kas kecil yang dikeluarkan untuk keperluan operasional sehari-hari, biasanya diberikan untuk divisi tertentu. Pengelolaan petty cash harus dilakukan dengan efektif dan efisien agar tidak terjadi pengeluaran yang berlebihan. Untuk itu, perusahaan perlu memantau petty cash dengan membatasi dana yang diberikan dan dokumentasi transaksi sebagai bukti pengeluaran.

3. Cash Collection System

Cash collection system adalah sistem yang mengumpulkan pembayaran dari pelanggan dengan efektif dan efisien. Perusahaan membutuhkan sistem ini agar dapat melacak penerimaan keuangan dengan tepat. Dengan sistem ini, perusahaan juga bisa memantau pembayaran yang belum diterima atau piutang yang belum terbayar.

4. Cash Disbursement Control

Cash disbursement control adalah pengelolaan atas pengeluaran uang tunai perusahaan untuk kegiatan bisnis. Perusahaan perlu melakukan kontrol tersebut agar mempermudah dalam melacak pengeluaran secara keseluruhan. 

5. Electronic Fund Transfer

Electronic fund transfer (EFT) adalah sistem pengelolaan keuangan yang memungkinkan Anda untuk mentransfer dana dari satu rekening ke rekening lain. Sistem EFT dapat Anda manfaatkan dalam penerapan cash management untuk melakukan pembayaran perusahaan. Beberapa di antaranya adalah membayar gaji karyawan, membayar tagihan rutin perusahaan, dan pembayaran ke vendor.

6. Bank Reconciliation

Contoh penerapan cash management yang selanjutnya adalah bank reconciliation atau rekonsiliasi bank. Rekonsiliasi bank bertujuan untuk memastikan kesamaan pencatatan keuangan antara catatan akuntansi perusahaan dengan saldo bank. Melalui rekonsiliasi bank, Anda dapat mendeteksi ketika terjadi kesalahan pencatatan atau penyalahgunaan dana perusahaan. 

7. Cash Concentration

Cash concentration adalah metode pengumpulan dana perusahaan dari beberapa akun ke satu akun terpusat. Tujuannya adalah untuk melakukan efisiensi kas perusahaan, terutama ketika akan melakukan pembayaran atau investasi. 

8. Working Capital Management

Contoh penerapan cash management yang terakhir adalah working capital management atau pengelolaan modal. Sistem working capital management berfungsi mengelola modal milik perusahaan untuk efisiensi penggunaan dana perusahaan.

Cara Daftar Cash Management

Untuk pengelolaan keuangan yang lebih efektif, Anda dapat mendaftar layanan cash management yang disediakan oleh lembaga jasa keuangan seperti bank. Berikut langkah-langkah pendaftarannya.

1. Lakukan analisis kebutuhan keuangan perusahaan terhadap sistem cash management yang akan digunakan.
2. Pilih penyedia layanan cash management yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 
3. Cek apakah sistem dan fitur yang disediakan oleh penyedia layanan sudah tepat untuk perusahaan Anda. Cek juga apakah Anda dapat mendaftar via online atau harus datang langsung ke kantor penyedia layanan atau kantor cabang bank.
4. Hubungi penyedia layanan atau kunjungi situs web mereka untuk mengetahui dokumen persyaratan pendaftaran cash management.
5. Siapkan dokumen-dokumen yang perlu Anda lengkapi untuk mendaftar sistem cash management.
6. Jika melakukan pendaftaran langsung ke kantor penyedia layanan atau kantor cabang bank, Anda dapat menyerahkan dokumen yang disiapkan kepada petugas terkait. Petugas akan memproses pendaftaran Anda dan mungkin akan meminta informasi lebih lanjut mengenai perusahaan.
7. Jika melakukan pendaftaran online, Anda dapat mengunggah dokumen persyaratan di situs web penyedia layanan. Proses pendaftaran umumnya berlangsung selama beberapa hari. Anda mungkin dapat diminta untuk datang ke kantor penyedia layanan untuk kebutuhan pendaftaran lebih lanjut.

Kelola Kas Perusahaan Lebih Efektif dengan Aspire

Memiliki sistem cash management memang sudah menjadi kebutuhan bagi bisnis, terutama di era digital seperti sekarang. Penggunaan teknologi akan membuat pengelolaan keuangan perusahaan Anda menjadi lebih efektif dan efisien. Untuk penerapan cash management yang lebih mudah, Anda dapat menggunakan Aspire.

Aspire adalah layanan keuangan all-in-one yang memungkinkan Anda untuk mengelola keuangan perusahaan hanya dari satu platform saja. Aspire memiliki Rekening Bisnis yang  memudahkan Anda mengelola kas perusahaan dan utang piutang dalam satu rekening. 

Dari sisi pengelolaan penerimaan, Anda bisa memanfaatkan Manajemen Faktur Aspire. Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat, menerbitkan, dan mengirim invoice hanya dalam beberapa klik saja. Di samping itu, Anda juga bisa mengaktivasi fitur pengingat otomatis agar mitra bisnis Anda bisa menunaikan kewajibannya tepat waktu dan menghindarkan Anda dari keterlambatan penerimaan.

Dari sisi pengelolaan pembayaran, Anda bisa memanfaatkan Manajemen Tagihan Aspire untuk membayar seluruh kewajiban Anda terhadap mitra bisnis atau vendor secara tepat waktu dan serentak, semua dilakukan dari satu platform saja.

Di samping itu, untuk penerimaan pembayaran dari pelanggan yang efisien, Payment Gateway Aspire bisa menjadi jawabannya. Anda dapat menerima pembayaran dari lebih dari 26 metode pembayaran, seperti virtual account, e-wallet, dan kartu kredit.

Agar pengelolaan keuangan lebih optimal, Anda juga bisa mengintegrasikan software akuntansi dengan Aspire. Pantau transaksi keuangan perusahaan secara real time dan dapatkan kontrol penuh untuk pengelolaan keuangan yang lebih efektif.

Ingin tahu apa lagi yang dapat Aspire lakukan untuk membantu bisnis Anda? Hubungi tim kami sekarang!