Expense adalah salah satu pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan operasionalnya. Dalam praktiknya, terdapat berbagai jenis expense yang perlu perusahaan kelola dengan baik. Hal ini bertujuan agar kondisi keuangan perusahaan tetap terjaga dan sesuai dengan anggaran.
Pahami lebih lanjut tentang apa itu expense dalam akuntansi, manfaat pengelolaan, dan jenis-jenisnya di bawah ini.
Apa Itu Expense?
Expense adalah pengeluaran perusahaan untuk menjalankan operasional bisnisnya dalam periode tertentu, bisa sebulan atau setahun. Dalam akuntansi, istilah expense dikenal juga dengan sebutan beban. Beberapa contoh expense dalam perusahaan adalah biaya sewa gedung, gaji karyawan, dan biaya iklan (advertising expense).
Pembayaran expense memberikan manfaat yang sifatnya berjangka pendek bagi perusahaan. Misalnya untuk membantu meningkatkan produktivitas karyawan, melancarkan kegiatan operasional perusahaan, dan meningkatkan layanan kepada pelanggan.
Meski memiliki makna serupa, namun expense sejatinya cukup berbeda dengan cost atau biaya. Pasalnya, dalam akuntansi, cost adalah pengeluaran yang perlu dilakukan perusahaan untuk mendapatkan manfaat, keuntungan, dan nilai ekonomi dalam jangka panjang.
Biasanya, akun biaya berhubungan dengan pembelian aset, seperti mesin, kendaraan, dan pembangunan gedung.
Pengertian Expense Menurut Para Ahli
Berikut beberapa pengertian beban menurut para ahli dalam dunia akuntansi,
Standar Akuntansi Keuangan (SAK)
Mengacu pada Standar Akuntansi Keuangan (SAK), beban adalah penurunan manfaat ekonomi selama satu periode akuntansi dalam bentuk arus keluar atau berkurangnya aset atau terjadinya kewajiban yang mengakibatkan penurunan ekuitas yang tidak menyangkut pembagian kepada penanaman modal. Dengan begitu, pengeluaran modal tidak termasuk ke dalam beban perusahaan.
Sodikin dan Riyono (2012)
Menurut Sodikin dan Riyono, beban sebagai kas keluar atau pengurangan nilai aset atau terjadinya kewajiban yang dapat menurunkan ekuitas dan tidak berhubungan dengan pembagian kepada penanam modal. Pengertian ini mirip dengan yang tertera pada SAK yang menggarisbawahi bahwa pembagian dan pengeluaran modal tidak termasuk dalam beban.
Hanafi dan Halim (2009)
Hanafi dan Halim secara khusus menjelaskan pengertian beban operasional perusahaan. Mengacu pada Hanafi dan Halim, beban operasional adalah keluarnya aset atau pemanfaatan aset baik yang dimanfaatkan sendiri maupun pihak lain atau timbulnya utang selama periode pelaporan di mana sebagai dampak dari aktivitas operasi pokok perusahaan.
Dari pengertian tersebut, dapat Anda pahami bahwa beban memiliki periode pelaporannya tersendiri. Beban umumnya tercatat pada periode akuntansi yang sedang berjalan, seperti periode bulanan atau tahunan.
Kieso et.al (2016)
Menurut Kieso et.al, pengertian beban adalah kegiatan menggunakan aset atau melakukan perjanjian utang guna memperlancar kegiatan operasional sebuah organisasi. Berdasarkan pengertian tersebut, pengeluaran beban secara khusus bertujuan untuk kegiatan operasional bisnis atau perusahaan.
Pencatatan Akun Beban dan Posisi di Laporan Keuangan
Pada jurnal umum, pencatatan akun beban dengan saldo normal berada pada sisi debit. Begitu juga ketika beban bertambah, pencatatannya dapat Anda lakukan di sisi debit. Sedangkan ketika beban berkurang, pencatatannya terletak pada sisi kredit.
Pada laporan keuangan, pencatatan expense termasuk ke dalam laporan laba rugi atau income statement. Semua beban atau expense akan termasuk dalam kategori pengeluaran perusahaan.
Nantinya, untuk menghitung laba atau rugi yang ditorehkan dalam satu periode akuntansi tertentu, perusahaan akan mengurangi pendapatannya dengan total expense yang dicatat.
Manfaat Pengelolaan Expense untuk Perusahaan
Expense adalah komponen esensial bagi keberlangsungan sebuah bisnis. Jika expense dipangkas terlalu banyak, maka operasional bisnis bisa terganggu. Namun, keberlangsungan bisnis juga bisa terancam jika perusahaan melakukan pengeluaran berlebihan.
Oleh karenanya, perusahaan perlu menerapkan pengelolaan expense atau expense management, yakni sebuah proses memeriksa, mengelompokkan, dan menganalisis pengeluaran pada saat ini dan masa lampau. Hal ini bertujuan agar setiap Rupiah dari expense yang dikeluarkan benar-benar bisa berkontribusi positif terhadap kesehatan keuangan dan pertumbuhan bisnis perusahaan.
Pengelolaan expense yang tidak efisien secara terus-menerus akan berakibat buruk pada kondisi keuangan perusahaan. Berikut beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari pengelolaan expense yang tepat:
1. Stabilitas Keuangan Perusahaan
Manfaat pertama yang bisa Anda dapatkan dari expense management adalah stabilitas keuangan. Pengelolaan expense yang tepat akan membantu Anda dalam mengendalikan pengeluaran dan menjaga keuangan perusahaan tetap stabil.
Dengan begitu, keuangan perusahaan akan lebih kokoh ketika menghadapi tantangan dan gejolak pasar. Misalnya ketika terjadi penurunan penjualan atau kenaikan harga bahan baku. Perusahaan Anda juga akan lebih siap dalam menghadapi skenario perekonomian terburuk yang mungkin terjadi.
2. Pengeluaran Perusahaan yang Terkendali
Penerapan expense management yang tepat akan menjaga perusahaan Anda dari pengeluaran yang berlebihan. Anda dapat memberlakukan prosedur dan batasan anggaran yang tepat untuk setiap pengeluaran. Pengendalian pengeluaran dapat membangun budaya tanggung jawab juga menghindari pemborosan dan fraud di perusahaan.
Salah satu prosedur yang bisa Anda terapkan adalah penetapan limit kartu pembayaran korporat untuk setiap karyawan dan mewajibkan untuk menyertakan bukti tanda terima transaksi. Hal ini membuat keuangan perusahaan lebih transparan dan akuntabel.
3. Alokasi Sumber Daya yang Efisien
Expense management memungkinkan Anda mengidentifikasi dan mengelola pengeluaran secara rinci. Dengan begitu, Anda dapat mengoptimalkan alokasi sumber daya perusahaan dengan ke bidang-bidang yang menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.
Sebaliknya, Anda juga dapat mengurangi alokasi dana ke bidang-bidang yang kurang memberikan kontribusi bagi perusahaan. Dengan demikian, Anda dapat memaksimalkan penggunaan sumber daya perusahaan dengan lebih efektif dan efisien.
Jenis-jenis Expense
Dalam dunia akuntansi, expense adalah beban yang perusahaan keluarkan sesuai kebutuhan operasional. Berikut beberapa kategori pengeluaran expense beserta penjelasannya.
1. Beban Operasional
Beban operasional (operating expense) adalah beban yang perusahaan keluarkan untuk menjalankan operasional bisnisnya. Contohnya seperti biaya listrik, biaya gedung, dan biaya perawatan gedung.
2. Beban Non-Operasional
Beban non-operasional (non-operating expense) adalah pengeluaran yang harus dikeluarkan perusahaan namun tidak berkaitan dengan operasional bisnis. Pada umumnya, beban ini muncul secara sementara dan tidak rutin dibayarkan perusahaan, misalnya adalah donasi dan sponsor acara.
3. Beban pada Harga Pokok Penjualan (HPP)
Beban Harga Pokok Penjualan (HPP) mencakup semua biaya yang langsung berhubungan dengan produksi barang atau jasa perusahaan, namun tidak termasuk beban penjualan dan beban administrasi. Contohnya seperti biaya bahan baku, tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik.
4. Beban Tetap
Beban tetap (fixed expense) adalah pengeluaran tetap yang harus perusahaan lakukan dan besarannya tak terpengaruh oleh jumlah produksi serta penjualan. Contohnya seperti biaya sewa gedung, biaya asuransi karyawan, dan pembayaran bunga utang.
5. Beban Variabel
Kebalikan dari beban tetap, beban variabel (variable expense) adalah pengeluaran perusahaan yang besarannya mengikuti jumlah produksi dan penjualan perusahaan. Contohnya seperti biaya distribusi dan komisi penjualan.
6. Beban Akrual
Beban akrual (accrued expense) adalah beban yang sudah terjadi atau diakui pada suatu periode, tetapi pembayarannya belum dilakukan pada saat laporan keuangan dibuat. Dengan kata lain, beban ini adalah kewajiban perusahaan untuk membayar biaya tertentu di masa mendatang meski pada saat ini belum terjadi transaksi pembayaran.
7. Beban Kredit Macet
Beban kredit macet (bad debts expense) adalah pengeluaran yang terjadi karena adanya piutang yang tidak dapat dipulihkan atau tidak tertagih.
8. Beban Penyusutan
Beban penyusutan (depreciation expense) adalah yang harus dikeluarkan karena adanya penurunan nilai aset tetap perusahaan. Contohnya seperti beban penyusutan gedung, beban penyusutan mesin, dan beban penyusutan kendaraan.
9. Beban yang Ditangguhkan
Kategori pengeluaran expense berikutnya adalah beban yang ditangguhkan atau prepaid expense. Prepaid expense merupakan biaya yang telah perusahaan keluarkan awal atau dibayar di muka, tetapi manfaatnya baru dirasakan di masa depan. Contohnya seperti pembayaran asuransi karyawan untuk satu tahun.
10. Extraordinary Expense
Extraordinary expense adalah beban yang harus perusahaan keluarkan akibat terjadi kejadian tidak terduga, seperti bencana alam, kecelakaan, dan perubahan kebijakan pemerintah.
Indikator Kinerja Pengelolaan Expense
Berikut beberapa indikator untuk mengukur kinerja pengelolaan expense perusahaan.
1. Budget Variance
Indikator pertama adalah budget variance atau analisis variasi anggaran. Caranya adalah dengan membandingkan pengeluaran aktual dengan pengeluaran yang sudah dianggarkan. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah ada pengeluaran yang tidak sesuai anggaran dan melihat alasan di baliknya.
2. Rasio Cost-to-Income
Indikator kedua adalah rasio cost-to-income, yaitu pengukuran proporsi pengeluaran terhadap pendapatan perusahaan. Dari pengukuran tersebut, Anda dapat melihat apakah perusahaan mengeluarkan biaya secara efisien atau tidak. Pengukuran tersebut juga membantu Anda menilai apakah pengeluaran perusahaan masih dalam batas yang dapat diterima.
3. Return-on-Investment (ROI)
Return-on-investment (ROI) adalah tingkat pengembalian finansial atas investasi yang dilakukan oleh perusahaan. ROI banyak digunakan sebagai metrik pengukuran, salah satunya untuk mengukur kinerja pengelolaan expense.
Caranya adalah dengan melacak pengeluaran beban dan mengaitkannya dengan pengembalian finansial atau laba yang didapat oleh perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dapat menilai apakah pengeluaran yang mereka lakukan sebagai investasi sudah memberikan hasil yang efektif atau belum.
4. Analisis Kategori Expense
Anda dapat mengukur kinerja expense dengan menganalisis pengeluaran beban tersebut berdasarkan kategori yang sudah dibahas pada bagian sebelumnya. Mengkategorikan expense akan membantu Anda mengidentifikasi area di mana biaya tinggi dan meningkat pesat. Dengan begitu, Anda dapat melakukan penghematan dan memprioritaskan pengeluaran yang penting.
5. Benchmarking
Indikator kinerja pengelolaan expense yang juga bisa Anda terapkan adalah benchmarking. Benchmarking dapat Anda lakukan dengan membandingkan kinerja expense perusahaan dengan standar bisnis atau kompetitor. Hal ini akan membantu Anda mengidentifikasi pengeluaran mana yang jauh berbeda dan menganalisis mengapa itu bisa terjadi.
Kelola Expense Lebih Efektif dengan Manajemen Biaya Aspire
Dari pembahasan di atas, Anda memahami bahwa pengelolaan expense adalah kunci dari keberlangsungan perusahaan. Untuk pengelolaan expense yang lebih efektif, Anda dapat memanfaatkan layanan manajemen biaya dari Aspire.
Dengan Aspire, Anda bisa mengelola biaya yang harus perusahaan keluarkan hanya dari satu platform saja. Aspire membantu Anda dalam menetapkan anggaran dan memantau realisasi pengeluaran secara real time, memastikan bahwa seluruh pengeluaran pendapatan Anda benar-benar sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.
Di samping itu, Anda juga bisa memanfaatkan kartu pembayaran korporat untuk memberikan wewenang pengeluaran kepada anggota tim Anda tanpa menghilangkan kendali Anda atas pengeluaran.
Selain itu, Aspire akan memudahkan proses pembuatan laporan keuangan perusahaan Anda dengan integrasi software akuntansi. Sebagai platform all-in-one, Aspire memudahkan manajemen keuangan perusahaan Anda sehingga Anda bisa fokus pada hal-hal lain yang lebih penting.
Ingin tahu apa lagi yang bisa Aspire lakukan untuk bisnis Anda? Hubungi tim kami sekarang!
